Patrícia BispoFormada em Comunicação Social - Habilitação em Jornalismo, pela Universidade Católica de Pernambuco/Unicap. Atuou durante dez anos em Assessoria Política, especificamente na Câmara Municipal do Recife e na Assembléia Legislativa do Estado de Pernambuco. Atualmente, trabalha na Atodigital.com, sendo jornalista responsável pelos sites: www.rh.com.br, www.portodegalinhas.com.br e www.guiatamandare.com.br.
"Oh puxa! Oh puxa! Eu devo estar muito atrasado!". Essa seria uma frase citada durante um dos diálogos entre Alice e o Coelho - personagens do clássico mundial "Alice no País das Maravilhas", de Lewis Carroll -, encaixa-se muito bem ao dia a dia de milhões de pessoas, que nesse exato momento estão lendo esse texto e estão cronometrando o tempo que ainda têm para realizar suas atividades. Hoje, tornou-se comum encontrarmos pessoas que perderam o sumo de suas vidas, pois não conseguem administrar suas responsabilidades em relação às 24 horas que registram a passagem de um dia para o outro. Mas, por que o tempo tem sido uma preocupação constante de pessoas de todas as idades? Afinal, como alguns conseguem manter a agenda em dia, enquanto outros se desdobram e chegam à exaustão para cumprirem suas atividades e mesmo assim não sempre acumulam algo para o dia seguinte?
De acordo com Márcia Rizzi, consultora, coach e facilitadora de treinamentos comportamentais, confirma que a preocupação com o tempo tornou-se tanto uma necessidade quanto um vídeo da vida contemporânea, que exige cada vez mais agilidade dos indivíduos em tomar decisões. "Tempo bem administrado é aquele que nos leva aos resultados propostos, isso nos dá a sensação de realização. O oposto, por sua vez, faz com que nossos dias terminem com sensação de frustração", defende a consultora.
Em entrevista ao RH.com.br, além de ressaltar quais são os fatores que sabotam a administração do tempo, ela dá ótimas dicas para quem se encontra sufocado e sonha que o dia passe a ter 30 horas. Márcia Rizzi é uma das palestrantes do 7º ConviRH (Congresso Virtual de Recursos Humanos) - evento promovido pelo RH.com.br, no período de 16 a 31 de maio próximo. Na oportunidade, ela irá ministrar a palestra em vídeo "Gestão eficaz do tempo - A arte de fazer acontecer". Boa leitura e que você consiga ter uma ótima convivência com o tic-tac do relógio!
RH.com.br - A preocupação com o tempo tornou-se uma necessidade extrema ou já pode ser considerada um vício para a época contemporânea?
Márcia Rizzi - Ambos, tanto necessidade quanto vício. Vejamos primeiro sob o aspecto necessidade. Antigamente o trabalho era obvio, os campos tinham que ser arados, as caixas embaladas, as vacas ordenhadas, assim era fácil reconhecer o trabalho a ser feito, pois ele era visível. Hoje, os limites cada vez mais diluídos de nossos projetos, já seriam suficientemente desafiadores para qualquer um. Junte-se a isso a natureza mutante de nossas funções, a competitividade e a necessidade de fazer mais com menos. Ou administramos bem o nosso tempo ou sucumbimos sob a pressão e o estresse. Sob o aspecto vício. Oi tudo bem? Na correria... Apareça lá em casa... Amigo, estou sem tempo pra nada... O relatório está pronto? Não deu tempo ainda, tenho muito para fazer e pouco tempo. Sentimos o tempo em função da nossa necessidade e contexto. Exemplo: quando viajamos despreocupadamente saboreamos cada minuto e ficamos com a sensação que os dias passam bem devagar. Já estando em plena atividade, os dias voam. Consideremos também que virou moda culpar o tempo por tudo que deixamos de realizar.
RH - O que podemos compreender por tempo "bem administrado"?
Márcia Rizzi - É aquele em que consideramos o planejamento, quando estabelecemos metas, a priorização considerando valores e resultados significativos, organização, disciplina e foco. Existe muito de comportamental, sendo que, alguns pequenos ajustes fazem a grande diferença. Tempo bem administrado é aquele que nos leva aos resultados propostos, isso nos dá a sensação de realização. O oposto, por sua vez, faz com que nossos dias terminem com sensação de frustração.
RH - Que fatores contribuem para que uma pessoa comprometa a administração do tempo?
Márcia Rizzi - Dentro das organizações podemos dizer que são os excessos. Excesso de tarefas, excesso de interrupções, excesso de informações, excesso de telefonemas. Lidar com isso tudo de forma consciente, com estratégia, tendo metas muito claras e mantendo o foco nestas diminui tal comprometimento. Some-se a isso tudo os sabotadores do tempo, entre eles, a comunicação que quando falha gera conflitos, confrontos e retrabalho, dificuldade para dizer não e perfeccionismo dentre tantos outros. Podemos considerar também o descompasso entre atividades e recursos para executá-las, dentre eles o recurso tempo, ou seja, entupir a agenda com compromissos.
RH - Em sua opinião, a expectativa é que o tempo torne-se ainda mais complicado de ser administrado?
Márcia Rizzi - Sim, dentre outros fatores porque não somos preparados para administrar nosso tempo. Aliás, o ideal seria que nossos filhos aprendessem, ainda na escola, a lidar com estabelecimento de prioridades, tomada de decisão, delegação, interrupções, foco nos resultados, administração do fluxo de trabalho. Nossos treinamentos estão com turmas sempre cheias, a procura é grande em parte por não aprendermos desde a mais tenra idade, bem como, porque o esperado de cada um de nós é sempre mais e mais. Cabe a nós estabelecermos limites.
RH - A tecnologia tem contribuído ou confundido as pessoas, quando a questão é administrar bem o tempo?
Márcia Rizzi - Confunde os que não a utilizam com técnica, ou seja, esses brinquedinhos maravilhosos são idealizados para nos tornar mais produtivos, se bem utilizados. Quer um exemplo clássico, o e-mail, se aberto em alguns horários do dia, mas o que encontramos são pessoas trabalhando com o e-mail aberto o tempo todo. Cada nova mensagem detrai, tira do foco.
RH - Atualmente, observamos pessoas de várias faixas etárias citarem a mesma frase "Não tenho mais tempo para fazer o que preciso". Isso se tornou um rótulo para quem não sabe lidar com os "ponteiros do relógio"?
Márcia Rizzi - Virou a resposta da moda, não tenho tempo... Muitos dos que frequentam nossos cursos acham que têm coisas demais para administrar e que o tempo é insuficiente para dar conta de tudo. Atendo executivos como coach, percebo que eles sabem, e nós também, que no final do dia sobram telefonemas sem retorno, tarefas a serem delegadas, questões não processadas de reuniões e conversas, responsabilidades pessoais pendentes e e-mails aguardando por solução. Mais do que ferramentas comprovadamente eficazes e ambientes de trabalho que protejam pessoas tão ocupadas de sucumbir devido ao estresse, necessitamos, com urgência, de maior consciência para nos protegermos. Negociar melhor os prazos. Questionar a prioridade das tarefas, bem como a quantidade de tarefas, cumprir a jornada de trabalho, da melhor forma possível, garantindo entregas e produtividade, fazendo da hora extra uma exceção e não a regra.
RH - Em que momento o tempo passa a ser um fator preocupante, seja no campo pessoal ou profissional?
Márcia Rizzi - Quando o desequilíbrio compromete nossas relações e nossas metas. Conscientes do desequilíbrio entre vida pessoal e profissional e do alto preço que estamos sujeitos a pagar devemos agir de imediato, senão a bola de neve poderá nos engolir.
RH - Quando o indivíduo constata que perdeu o controle e não é mais possível administrar sua própria "agenda", qual o primeiro passo a ser adotado para que isso não vire uma bola de neve?
Márcia Rizzi - Parar, avaliar e decidir fazer diferente. E que seja o quanto antes... O poder está na ação, a simples decisão não leva a mudanças, agir é o verbo que leva ao sucesso.
RH - Comentamos, antes desta entrevista, que sua abordagem sobre administração do tempo adota uma perspectiva diferente. Poderia falar mais sobre isso?
Márcia Rizzi - Abordar o tema Gestão do Tempo pode ter foco em planilhas e programas de computador, como pode ter foco em nosso comportamento. Optamos pelo segundo caso. Como nossos hábitos, quando sujeitos a pequenas mudanças, podem nos tornar mais produtivos. Enfatizo, tem mais a ver com nossas posturas ao longo do dia a dia do que propriamente com ferramentas e estratégias inovadoras. É trabalhar o nível de consciência tanto em relação ao que fazemos com nosso tempo hoje, o que é importante para minha vida, como atingir, quanto ao que é necessário mudar.
RH - O que a fez a tomar essa nova linha de trabalho foram suas percepções como consultora?
Márcia Rizzi - Na consultoria, e também no coaching, conversando muito, percebemos que, de modo geral, melhoramos nossa qualidade de vida, mas ao mesmo tempo vem aumentando os níveis de estresse ao assumirmos mais tarefas do que os recursos disponíveis. Conscientização, repito, é a chave, junto de estabelecer limites e ação.
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